Platform

RentSuite Hub

Verhuursoftware waarin voorraad, planning, contracten en facturatie in één systeem samenkomen, in plaats van verspreid over spreadsheets en losse tools.

Sector: Verhuur & materieelbeheer
Scope: Volledig verhuurplatform
Live omgeving: Bekijken

Verhuurloods met flightcases op wielen en een tablet met planningsoverzicht op de werkbank

Het vraagstuk

Verhuurbedrijven werken vaak met een combinatie van spreadsheets, agenda's en losse administratie. Daardoor is nooit in één oogopslag duidelijk wat verhuurd is, wat terugkomt en wat vrij is.

Dubbele boekingen, ontbrekende contracten en handmatige facturatie kosten tijd en leiden tot omzetverlies.

Onze aanpak

Het verhuurproces is uitgewerkt als één doorlopende flow: artikel en periode kiezen, beschikbaarheid controleren, contract vastleggen, uitgifte en retour registreren, factureren.

De voorraad is opgezet als centrale bron van waarheid, met een planning die realtime beschikbaarheid toont.

Rollen en rechten zorgen ervoor dat balie, planning en administratie ieder hun eigen werkomgeving hebben binnen hetzelfde systeem.

Het resultaat

Eén platform voor de volledige verhuurcyclus, van aanvraag tot factuur.

Beschikbaarheid en planning zijn direct inzichtelijk, waardoor dubbele reserveringen worden voorkomen.

De basis is uitbreidbaar naar meerdere vestigingen en aanvullende modules.

Onder de motorkap

De technische keuzes die dit systeem houdbaar maken, in plaats van alleen werkend.

Datamodel rond artikel, exemplaar en periode

Voorraad is gemodelleerd op twee niveaus: het artikel (wat wordt verhuurd) en het fysieke exemplaar (welk stuk). Reserveringen leggen beslag op een periode per exemplaar, waardoor beschikbaarheid een berekening is op basis van overlappende intervallen in plaats van een handmatig bijgehouden status.

Beschikbaarheid als afgeleide, niet als veld

Er is geen kolom die 'verhuurd' bijhoudt. De planning bepaalt beschikbaarheid door reserveringen, uitgiften en retouren tegen elkaar af te zetten. Dat maakt dubbele boekingen structureel onmogelijk in plaats van afhankelijk van discipline.

Rechten in de databank zelf

Rollen voor balie, planning en administratie zijn afgedwongen met row level security in PostgreSQL. De interface toont minder, maar de databank staat ook minder toe; een gebruiker kan geen data bereiken buiten zijn rol, ook niet via de API.

Contract- en factuurdocumenten server-side

Contracten en facturen worden server-side gegenereerd uit dezelfde ordergegevens die de planning gebruikt. Een document is daarmee altijd een weergave van de actuele administratie in plaats van een losse kopie.

Andere cases

Uitvaartbranche