Privacybeleid

Axiom Solutions B.V., gevestigd aan Voltastraat 6, 1446 VC Purmerend, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerking voor onze eigen website, contactaanvragen, accounts, facturatie en het beheer van onze eigen dienstverlening. U kunt ons bereiken via info@axiom-solutions.eu of +31 85 130 83 55.

Bij klantgegevens in beheerde software, campagnes en AI-agents werkt Axiom doorgaans als verwerker, op instructie van de opdrachtgever en volgens de toepasselijke verwerkersovereenkomst. De klant bepaalt dan het doel en de rechtsgrond. Wij helpen rechtenverzoeken door te geleiden en uit te voeren binnen onze opdracht. Onze eigen serviceadministratie kan wel onder onze verantwoordelijkheid vallen.

Een onafhankelijke klant of een merk waarvoor wij software of een website bouwen, heeft een eigen verantwoordelijkheid en privacyverklaring. Axiom is niet automatisch verantwoordelijk voor alle verwerkingen van die klant.

Deze verklaring geldt voor de Axiom-website, Axiom Growth Hub, onze software en diensten zoals Conservo, Entity One, Vastivo, AI Marketeer, CHIQ Event Suite, RentSuite en Aevora (Funeralhub), en onze AI-agents en daadwerkelijke koppelingen, voor zover wij die aanbieden en deze verklaring daarop van toepassing verklaren.

Niet ieder product verzamelt dezelfde gegevens of heeft dezelfde koppelingen. De gekozen functie, het pakket, de opdracht en de daadwerkelijk geactiveerde verbinding bepalen de verwerking. Productspecifieke verklaringen, informatie bij het koppelen en contractuele afspraken kunnen aanvullingen bevatten.

Wij ontvangen gegevens rechtstreeks van u, van uw organisatie of opdrachtgever, of van een bron die voor de gekozen functie expliciet is gekoppeld. Wij beperken de verwerking tot wat daarvoor nodig is.

Voor zakelijke acquisitie en onderzoek kunnen openbare bedrijfswebsites, bedrijvengidsen en andere openbare zakelijke bronnen worden gebruikt. Daarbij kunnen bedrijfsgegevens, zakelijke contactgegevens, de bron, contacthistorie, reacties en afmeldingen worden vastgelegd. Openbaar beschikbaar betekent niet onbeperkt bruikbaar: wij beoordelen doel, grondslag en toepasselijke communicatieregels. U kunt altijd bezwaar maken tegen direct marketing of zich afmelden; wij bewaren waar nodig een beperkte blokkaderegistratie om uw bezwaar te respecteren.

• Contact: naam, e-mailadres, telefoonnummer indien opgegeven, bedrijf, productkeuze en de inhoud van uw aanvraag.
• Accounts en organisaties: identiteit, organisatie, lidmaatschap, rollen, autorisaties en verbindingsstatus voor toegang en beheer.
• Productgegevens: noodzakelijke klant- en bedrijfsgegevens, relaties, documenten en administratieve gegevens, afhankelijk van de software en opdracht.
• Dienstverlening: opdrachten aan agents, invoer en antwoorden, support, correspondentie, auditrapporten, snapshots en afgesproken rapportages.
• Contract en betaling: contractgegevens, facturen, betaalreferenties, betaalstatus en relevante mandaatstatus. Betalingen lopen via de betaalprovider.
• Techniek en veiligheid: IP-adres, verzoek- en foutinformatie, gebruiks- en beveiligingslogs en noodzakelijke sessiegegevens.
• Cookies en campagnes: uw cookiekeuzes, toegestane websitegebeurtenissen en campagnegegevens zoals uitgewerkt hieronder.
• Websitechat: uw berichten en antwoorden voor het beantwoorden van vragen met publieke productkennis; een aanvraag kan uw contactgegevens, intake-antwoorden, gespreksinhoud en bezochte aanvraagpagina bevatten. Voor het beperken van misbruik kan een van het IP-adres afgeleide identificatie worden gebruikt. Deel geen wachtwoorden of onnodige gevoelige informatie in de chat.

Voor het behandelen van een aanvraag, het voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst en het leveren van de gekozen software of dienst gebruiken wij de rechtsgrond overeenkomst of precontractuele stappen wanneer u zelf partij bent. Voor zakelijke contactpersonen, support, servicebeheer, beveiliging en passend zakelijk onderzoek kan een gerechtvaardigd belang gelden. Wij wegen dat belang af tegen uw rechten, beperken de gegevens en houden rekening met bezwaar.

Voor wettelijk vereiste financiële administratie en het voldoen aan andere wettelijke verplichtingen gebruiken wij de wettelijke plicht. Voor optionele tracking en verbindingen gebruiken wij toestemming waar die vereist is. Een verleende API-autorisatie begrenst technische toegang, maar vervangt niet de vereiste rechtsgrond voor iedere verwerking.

Als verwerker volgen wij de rechtmatige opdracht van de klant. De klant moet de benodigde rechtsgrond en informatie voor betrokkenen regelen. Alleen een website bezoeken geldt niet als toestemming voor alle verwerkingen.

Voor Google Ads-audits, analyse, rapportage en geautoriseerde marketingdiensten kunnen wij via de officiële API account-ID en accountnaam, campagnes, budgetten, status, prestatiegegevens en conversiestatistieken ontvangen. Een verbinding gebruikt OAuth-tokens en toegekende rechten; wij vragen geen Google-wachtwoord. De actieve functie bepaalt welke gegevens en rechten noodzakelijk zijn.

De app Sem | Ads Specialist | Axiom gebruikt Google Ads momenteel alleen-lezen voor analyse en rapportage; deze agent voert momenteel geen advertentiewijzigingen uit. Rapporten en snapshots kunnen worden opgeslagen en volgens de opdracht, waaronder een wekelijkse rapportage, met de geautoriseerde opdrachtgever worden gedeeld.

Een Google Ads-koppeling is geen toegang tot Gmail, Drive, Calendar of Sheets. Een andere Google-functie vereist een daadwerkelijk aangeboden functie, specifieke uitleg over doel en gegevens en passende autorisatie vóór gebruik. Google Analytics en Google Ads-meting op onze website staan los van gegevens uit een gekoppeld klantaccount.

Ons beleid is om Google API-gebruikersgegevens alleen te gebruiken voor de door de gebruiker aangevraagde, zichtbare functies. Wij volgen de Google API Services User Data Policy en de Limited Use-beperkingen waar die voor de gebruikte gegevens of scopes gelden, ook voor daarvan afgeleide gegevens. Wij verkopen deze gegevens niet en gebruiken beschermde API-gebruikersdata niet voor onze eigen advertenties, retargeting, kredietwaardigheidsbeoordeling of training van algemene AI-modellen. Gegevens uit Gmail of vergelijkbare beschermde bronnen mogen niet worden hergebruikt voor advertentiedoelgroepen.

Doorgifte blijft beperkt tot noodzakelijke dienstverleners voor de aangevraagde functie en de gevallen die de toepasselijke Google-policy toestaat, met de vereiste toestemming of wettelijke basis. Menselijke inzage blijft eveneens beperkt tot toegestane gevallen, bijvoorbeeld uw specifieke akkoord, noodzakelijke beveiliging of een wettelijke verplichting. Wij delen Google-gebruikersgegevens verder niet met derden.

U kunt een verbinding intrekken via de verbindingenpagina van uw Google-account. Dit stopt toekomstige toegang via die autorisatie, maar verwijdert eerder opgeslagen rapporten of kopieën niet automatisch. Voor die kopieën kunt u de hieronder beschreven verwijderprocedure gebruiken.

• Google API Services User Data Policy
• Google account connections

Via de officiële Meta Graph/Marketing API kunnen geautoriseerde functies toegestane account- en business-ID’s, campagnes, advertentiesets, advertenties en creatives ontvangen. Dit kan tekst, beeld, een landings-URL, gekoppelde pagina- of Instagram-ID’s, budgetten, status en geaggregeerde prestaties en conversies omvatten. De gekozen functie en verleende rechten bepalen welke informatie beschikbaar is; rechten geven geen onbeperkte toegang.

Sem gebruikt Meta momenteel alleen-lezen voor analyse en rapportage, zonder advertentiemutaties. De rapporten en snapshots worden binnen de aangevraagde dienst opgeslagen en aan de geautoriseerde opdrachtgever gerapporteerd. Adspirer is een bestaande aanvullende/fallbackdienst voor advertentieanalyse; waar die in de opdracht wordt gebruikt, verwerkt die daarvoor benodigde advertentiegegevens.

Andere pagina-, lead- of berichteninzage mag alleen plaatsvinden voor een daadwerkelijk geactiveerde functie, na specifieke uitleg en expliciete passende autorisatie. De advertentieanalyse door Sem omvat geen privéberichten of vriendenlijsten. Wij verkopen gekoppelde Meta-platformdata niet en gebruiken die niet voor training van algemene AI-modellen of voor eigen advertentiedoelgroepen buiten de aangevraagde functie.

Ontkoppelen kan via Meta/Facebook Instellingen > Apps en websites of Bedrijfsintegraties; de precieze benaming hangt af van uw account. Ontkoppelen trekt toegang in, maar verwijdert opgeslagen kopieën niet automatisch. Voor verwijdering bij Axiom gebruikt u onze pagina Gegevens verwijderen. Meta verwerkt gegevens ook volgens zijn eigen privacybeleid.

• Meta Privacy Policy

Alleen waar de gekozen dienst en daadwerkelijke verbinding dat vereisen, worden gegevens uitgewisseld met andere aanbieders. Microsoft 365/Outlook wordt gebruikt voor geautoriseerde zakelijke e-mail: benodigde afzender-/ontvangergegevens, berichtinhoud en verzend- of reactiegegevens. Boekhoudkoppelingen zoals Exact gebruiken de voor de aangesloten administratie benodigde relatie-, document-, factuur- of boekingsgegevens. Een softwarelogo of beschreven koppelbaarheid betekent niet dat iedere koppeling standaard actief is.

Mollie verwerkt betalingsgegevens om betalingen en relevante mandaten af te handelen; Axiom ontvangt de benodigde referenties en statusinformatie voor facturatie en dienstverlening. n8n verwerkt workflow-invoer, opdrachten, resultaten en uitvoeringsinformatie voor automatisering. Lovable Cloud levert hosting en gegevensopslag voor deze Axiom-omgeving; de website draait op cloudinfrastructuur waaronder Cloudflare. Andere Axiom-producten kunnen eigen, productspecifiek toegelichte leveranciers gebruiken.

Voor AI-functies worden de benodigde invoer, bedrijfsgegevens of rapportagegegevens verwerkt om de gevraagde taak te beantwoorden of uit te voeren. OpenAI is een daadwerkelijk gebruikte AI-aanbieder, onder meer via Sem; de websitechat gebruikt AI via Lovable. Agentgesprekken, auditrapporten en snapshots kunnen worden opgeslagen voor de dienstverlening. Wij beperken de invoer tot de functie en de geautoriseerde opdrachtgever. Gekoppelde Google/Meta-platformdata mag volgens ons beleid niet worden gebruikt voor training van algemene AI-modellen.

AI-uitkomsten kunnen onjuist of onvolledig zijn. Bij besluiten met ingrijpende gevolgen is passende menselijke beoordeling nodig; deze verklaring verleent geen toestemming voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen. Als een specifieke dienst zulke besluitvorming zou gebruiken, zijn afzonderlijke informatie, een geldige grondslag en de toepasselijke rechten en waarborgen nodig.

Een ingediende websitechataanvraag wordt opgeslagen voor opvolging; de bevoegde Axiom-medewerkers kunnen een teammelding via Telegram ontvangen met de voor opvolging benodigde aanvraaginformatie. Gegevens worden alleen gedeeld met geautoriseerde personen, noodzakelijke dienstverleners, de opdrachtgever binnen de opdracht of partijen aan wie wij wettelijk moeten verstrekken. Wij maken waar toepasselijk afspraken over verwerking, vertrouwelijkheid en beveiliging. Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder afgebakende organisatie- en roltoegang, controle van autorisaties en bescherming van verbindingstokens en andere geheimen. Alleen personen en diensten die toegang nodig hebben voor hun taak behoren die te krijgen. Geen systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Cloud-, betaal-, platform- en AI-dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Een doorgifte moet berusten op een passende grondslag en de vereiste waarborgen, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. De daadwerkelijke leveranciers en contracten van de gekozen dienst bepalen wat van toepassing is. Via info@axiom-solutions.eu kunt u informatie over internationale doorgifte of een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen.

Contactaanvragen bewaren wij maximaal 24 maanden na het laatste contact. Als een aanvraag een opdracht wordt, bewaren wij de noodzakelijke contract- en servicegegevens zolang de overeenkomst en het doel dat vereisen; voor verplichte administratie gelden de wettelijke bewaarplichten.

Account- en productgegevens worden bewaard voor de duur van het gebruik en zolang nodig voor afgesproken dienstverlening, afwikkeling of een toepasselijke wettelijke verplichting. Klantgegevens die wij als verwerker beheren volgen de instructies en bewaarafspraken van de opdrachtgever, binnen de wet.

Verbindingstokens zijn alleen nodig zolang de koppeling geldig en noodzakelijk is. Bij intrekken of het vervallen van de noodzaak beperken of beëindigen wij de toegang en verwijderen wij gegevens waar dat van toepassing is. Logs, agentgesprekken, auditrapporten en snapshots worden alleen bewaard zolang nodig voor veiligheid, service, overeengekomen rapportage of het vaststellen en afhandelen van rechten en verplichtingen.

Wij beoordelen verwijdering of beperking bij een toepasselijk verzoek en bij beëindiging van het doel. Verwijdering bij leveranciers en in back-ups kan praktisch tijd kosten; resterende back-upkopieën worden beschermd, niet voor gewone dienstverlening gebruikt en bij reguliere vervanging verwijderd. Gegevens die voor een wettelijke plicht of noodzakelijk geschil nodig blijven, worden beperkt tot dat doel. Een beperkte afmeldregistratie kan nodig blijven om ongewenst contact te voorkomen.

Noodzakelijke opslag ondersteunt de werking van de website en het onthouden van cookiekeuzes. Google-tags worden al vóór een keuze geladen met Consent Mode v2 in de stand ‘denied’. Dat betekent niet dat Google helemaal niets ontvangt: beperkte cookieloze signalen kunnen worden verzonden zoals Google Consent Mode die verwerkt, zonder toestemming voor analytische of advertentiecookies.

Onze analytics- en conversie-events zijn afzonderlijk afhankelijk van uw analytics- respectievelijk marketingkeuze. Met analytics-toestemming gebruiken wij Google Analytics 4 voor pagina- en bezoekstatistieken en succesgebeurtenissen. Met marketingtoestemming meten wij succesvol opgeslagen contact- en AI-aanvragen via Google Ads voor conversiemeting en advertentieoptimalisatie, met een willekeurig inzendingsnummer tegen dubbeltelling. Entity One-demo’s worden afzonderlijk met nulwaarde gemeten. Formulierinhoud, namen, e-mailadressen en daarvan gemaakte hashes worden niet in deze conversie-events meegestuurd.

Het ingelogde klantportaal en de beheeromgeving vallen buiten deze websitemeting. U kunt uw keuzes wijzigen via Cookievoorkeuren onderaan de pagina. Intrekken stopt nieuwe toestemming-afhankelijke events; het verwijdert eerder ontvangen gegevens bij Google niet automatisch en sluit de hierboven beschreven denied-state-signalen niet uit.

• Google: gegevens van partnersites
• Google privacybeleid

Waar van toepassing heeft u recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar tegen verwerking. Tegen direct marketing kunt u altijd bezwaar maken. U kunt toestemming intrekken zonder dat dit de rechtmatigheid van eerdere verwerking aantast.

Stuur uw verzoek naar info@axiom-solutions.eu; inloggen is niet nodig. Vermeld uw naam/contactadres, het gebruikte product en het relevante gekoppelde account of bedrijf zodat wij de gegevens kunnen vinden. Stuur geen wachtwoord, token of identiteitsbewijs mee. Wij vragen alleen proportionele aanvullende identificatie als dat nodig is om gegevens veilig aan de juiste persoon te koppelen.

Wij reageren binnen 1 maand na ontvangst. Bij een ingewikkeld verzoek of meerdere verzoeken kan de termijn maximaal 2 maanden worden verlengd; wij laten binnen de eerste maand weten waarom. Wij leggen uit wat is verwijderd, beperkt, doorgeleid of op grond van een uitzondering bewaard. Wanneer uw klant of werkgever verantwoordelijke is, helpen wij het verzoek naar die partij te leiden.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De pagina Gegevens verwijderen bevat ook instructies voor het intrekken van Google- en Meta-koppelingen en voor het laten beoordelen van opgeslagen kopieën.

• Autoriteit Persoonsgegevens

Deze verklaring is bijgewerkt op 27 oktober 2026. Bij relevante wijzigingen passen wij de verklaring en waar nodig informatie in de betreffende dienst aan. Een nieuw doel of nieuwe toegang wordt niet alleen door het wijzigen van deze tekst toegestaan: waar nodig informeren wij u vooraf en vragen wij opnieuw toestemming. Vragen kunt u richten aan info@axiom-solutions.eu.