AI inzetten zonder de controle uit handen te geven
Hieronder staat per maatregel waar die geldt. We noemen alleen wat in onze software is ingebouwd, en zeggen eerlijk wat afhangt van leveranciers of per opdracht wordt afgesproken.
Maatregelen en waar ze gelden
Gescheiden klantomgevingen
Gegevens zijn gekoppeld aan de eigen organisatie. Toegangsregels in de database bepalen dat een gebruiker alleen gegevens van zijn eigen organisatie ziet, ook als iemand de interface omzeilt.
Geldt voor: Growth Hub, klantportaal en AI-team van Axiom.
Een aangewezen mens keurt gevoelige agentacties goed
Een AI-agent voert een goedkeuringsplichtige stap pas uit na akkoord van een vooraf aangewezen beslisser. Is er geen beslisser aangewezen, dan gebeurt er niets. Een portaalrol zoals eigenaar of beheerder geeft niet automatisch beslisrecht.
Geldt voor: AI-team in de Growth Hub.
Koppelingen werken per organisatie
Externe werkprocessen melden zich met een eigen sleutel per organisatie. De organisatie volgt uit die sleutel, niet uit wat het werkproces zelf opgeeft.
Geldt voor: Agent-workers die met de Growth Hub verbinden.
Geen dubbele of onbewezen verzending
Een uitgaand bericht telt pas als verzonden met bewijs van de verzendprovider. Bij een onzekere uitkomst wordt niet automatisch opnieuw verzonden.
Geldt voor: Acquisitie- en klantcontactautomatisering in de Growth Hub.
Vastgelegde handelingen
Belangrijke wijzigingen en agentactiviteiten worden in logboeken vastgelegd; agentgebeurtenissen kunnen achteraf niet worden aangepast.
Geldt voor: Growth Hub en AI-team.
Publieke websiteassistent zonder toegang tot klantdata
De assistent op de website gebruikt alleen openbare websitekennis en heeft geen toegang tot klantgegevens, het CRM of verzendfuncties.
Geldt voor: axiom-solutions.eu.
Versleuteld opgeslagen koppelingssleutels
Toegangssleutels voor de boekhoudkoppeling worden door de applicatie zelf versleuteld opgeslagen.
Geldt voor: Exact Online-koppeling.
Grenzen van deze maatregelen
- Bovenstaande maatregelen gelden voor de genoemde Axiom-omgevingen. Voor maatwerk spreken we per systeem af welke maatregelen gelden; een maatregel in het ene product is geen automatische garantie voor een ander systeem.
- Versleuteling van opgeslagen gegevens en van het verkeer, back-ups en de fysieke beveiliging worden verzorgd door onze hosting- en databaseleveranciers.
- De database van de centrale Axiom-omgeving (website en Growth Hub) staat in de regio US West (Oregon), Verenigde Staten — niet in de EU. Andere Axiom-producten en maatwerksystemen kunnen anders zijn ingericht.
- Leveranciers voor e-mail, betalingen, boekhouding, automatisering en AI verwerken gegevens wanneer een functie dat vereist. Sommige leveranciers verwerken gegevens buiten de EER; de grondslag en waarborgen daarvoor staan in ons privacybeleid en per opdracht leggen we vast welke leveranciers gelden.
- Op deze pagina doen we geen beroep op een ISO 27001- of SOC 2-certificering. Geen systeem kan fouten of incidenten volledig uitsluiten.
Als er iets misgaat
- AI-team-agents hebben per organisatie aparte schakelaars voor uitvoering en verzending, zodat ze kunnen worden stilgezet zonder andere klanten te raken.
- Problemen of een vermoeden van een incident meldt u persoonlijk via telefoon of e-mail; afspraken over meldtermijnen en verantwoordelijkheden leggen we vast in de verwerkersovereenkomst en de opdracht.
- Bij beëindiging spreken we de overdracht van gegevens en documentatie schriftelijk af.
Welke gegevens we verwerken, welke leveranciers we gebruiken en hoe lang we gegevens bewaren, staat in ons privacybeleid. Rechten op maatwerk en overdracht volgen de algemene voorwaarden en de schriftelijke opdracht.
Wilt u weten wat dit voor uw systemen betekent?
In de AI Architect Scan nemen we een data- en rechtenoverzicht op voor uw processen. Voor een lopend project bespreken we de maatregelen per systeem.
U spreekt met mensen die uw casus kennen.
Bij Axiom werkt u met een persoonlijk aanspreekpunt dat uw bedrijf en uw vraagstuk kent. Iemand die meedenkt, verantwoordelijkheid neemt en die u gewoon kunt bellen.